Die E-Rechnungspflicht kommt!

Einführung

Im Rahmen des sog. Wachstumschancengesetz, das am 24.03.2024 in Kraft getreten ist, bestand eine der bedeutendsten steuerrechtli­chen Änderungen in einer Anpassung des Umsatzsteuergesetzes.

Demnach erfolgt die stufenweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung für inländische B2B-Umsätze. B2B-Umsätze sind Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen.

Damit geht der Gesetzgeber den ersten Schritt hin zu einer geplanten Mel­depflicht für inländische B2B-Transaktionen zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Künftig soll dieses System europaweit Schritt für Schritt eingeführt werden.

Was ändert sich?

Die allgemeine Verpflichtung zur Rechnungsstellung besteht immer dann, wenn durch ein Unternehmen Leistungen erbracht werden, die nicht der Steuerbefreiung unterliegen.

Ab dem 01.01.2025 entfällt der bisher bestehende sog. „Vorrang der Papierrechnung“ vor der E-Rechnung, wonach eine Zustimmung des Rechnungsempfän­gers für einen elektronischen Rechnungsempfang gesetzlich vor­ausgesetzt wird. Zudem wurden die Begriffe „elektronische Rechnung“ und „sonstige Rechnung“ (hierzu zählt sowohl Papierformat als auch PDF Format) neu definiert.

Künftig gilt eine Rechnung nur dann als elektronische Rechnung, wenn diese in einem strukturierten elektronischen Format

• ausgestellt,
• übermittelt und
• empfangen

wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.

Hinweis: Bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C – Business to Consumer) bleibt die Zustimmung als Voraussetzung für die elektronische Rechnung bestehen,

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung enthält alle Daten einer Rech­nung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF erstellt und versendet wurde, jedoch als strukturierter elektronischer Datensatz in einer sogenannten XML-Datei. Diese XML-Dateien können vom Rechnungsempfänger automatisiert eingelesen und weiterverar­beitet werden, ein manueller Erfassungsaufwand entfällt.

Die elektronische Rechnung muss inhaltlich der europäischen Norm für elektronische Rechnungsausstellung entsprechen oder eine vollständige Extraktion der erforderlichen Daten er­möglichen.

Wer ist zur E-Rechnungspflicht verpflichtet?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Unternehmer, wenn dieser eine Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer erbringt. Privatpersonen können weiterhin eine „sonstige Rechnung“ erhalten (Papierformat/PDF).

Keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung be­steht

• bei Leistungen im Ausland (an Unternehmer und Nichtunter­nehmer)
• bei Leistungen an Nichtunternehmer (im Inland und Ausland).

Unbefristete Ausnahmen von der verpflichtenden Ausstellung einer elektronischen Rechnung bestehen nur für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag max. 250 Euro), Fahrausweisen und Tickets welche weiterhin als sons­tige Rechnungen ausgestellt werden können (§§ 33, 34 UStDV).

Welche Einführungszeitpunkte und Übergangsfristen sind zu beachten?

Durch das Wachstumschancengesetz wird jedes Unternehmen verpflichtet, ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.

Für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung bestehen jedoch umfangreiche Übergangsfristen.

Bis zum 31.12.2026 …

ist die Rechnungsausstellung als sonstige Rechnung in Papierform oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. PDF-Format) für alle Umsätze möglich, die im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2026 ausgeführt werden.

Dies stellt eine allgemeine Übergangsfrist der Aus­stellungspflicht einer E-Rechnung dar, an die grundsätzlich keine weiteren gesetzlichen Anforderungen gestellt werden. Im Falle der Rechnungsausstellung in einem unstrukturierten elektronischen Format ist dabei weiterhin die Zustimmung des Rechnungsemp­fängers erforderlich.

Bis zum 31.12.2027 …

ist eine Rechnungsausstellung als sonstige Rechnung auch für Umsätze, die im Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2027 ausgeführt werden, möglich, sofern der Gesamtumsatz des rechnungsausstel­lenden Unternehmens im vorangehenden Kalenderjahr maximal 800.000 Euro betragen hat.

Ab spätestens 2028 …

sind sonstige Rechnungen im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuer­pflichtigen Unternehmen (B2B) nicht mehr zulässig.

Wichtig: Eine als E-Mail versandte PDF Rechnung gilt somit ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung! Die Regelungen gelten ab dem 01.01.2025, auch wenn die Verpflichtung erst später greift.

Wenn Sie mehr über die kommenden Änderungen im Zusammenhang mit der E-Rechnung erfahren möchten, verweisen wir auf unser Mandanten-Seminar im Juli 2024. Alle wichtigen Eckpunkte zum Event Sie hier: https://www.revisa.de/events/